CELEBRACIÓN DE ASAMBLEAS ANUALES GENERALES DE ACCIONISTAS EN TIEMPOS DE COVID – 19
La legislación guatemalteca establece que las asambleas ordinarias de las sociedades mercantiles se deberán reunir por lo menos una vez al año, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, es decir en el mes de abril, dado que regularmente coincide con el ejercicio fiscal y que va del primero (1) de enero al treinta y uno (31) de diciembre de cada año.
No obstante lo anterior, debido a la situación de emergencia por la actual pandemia de COVID-19 y a la prohibición por parte del Presidente de la República de las reuniones masivas de cualquier tipo a fin de evitar el contagio y propagación del virus, no se podrán celebrar asambleas presenciales en tanto dure el estado de calamidad.
En razón a lo anterior, el Registro Mercantil publicó el siguiente comunicado:
“Los usuarios únicamente podrán requerir que se publiquen en el Boletín Electrónico del Registro Mercantil las convocatorias a Asambleas, Juntas o Sesiones Administrativas, que se vayan a celebrar por medios electrónicos toda vez la escritura constitutiva o la modificación de la misma inscrita en el Registro Mercantil así lo permita. Para el efecto, la convocatoria deberá indicar que se celebrará por medio electrónico, la plataforma por la cual se realizará y la hora de la misma, poniendo a su disposición los canales de comunicación del órgano de administración para los socios para poder acceder a la reunión.
Las sociedades que no tengan como un medio de comunicación la vía electrónica regulada en su pacto social, no podrán solicitar que se publiquen convocatorias de esa índole de conformidad con el artículo 15 del Código de Comercio; tampoco podrán convocar a reuniones presenciales porque tal convocatoria a reunión física contraviene expresamente las Disposiciones Gubernativas Presidenciales en caso de Calamidad Pública y Órdenes para el Estricto Cumplimiento.”
Con base a lo anterior podemos sacar los siguientes aspectos:
✓ Las asambleas de las sociedades que no tengan actualizado su pacto social de conformidad con las reformas al Código de Comercio, permitiendo las juntas por medios electrónicos, quedarán suspendidas hasta que cese el Estado de Calamidad Pública, debido a que no se puede hacer la convocatoria previa.
✓ Podrán llevarse a cabo mediante vía electrónica aquellas asambleas que no necesiten convocatoria por ser una Asamblea Totalitaria siempre y cuando se encuentren presentes o representados la totalidad de los accionistas de la sociedad y que ese tipo de juntas sea permitida por el pacto social.
✓ Si el pacto social no permite expresamente las juntas por vía electrónica, una alternativa es que los accionistas otorguen carta poder a una misma persona, para que de esta manera sea la persona designada quien podrá proceder a celebrar la asamblea en representación de la totalidad de los accionistas de la entidad. Esto se debe hacer constar en el Acta de Asamblea.
